在进行系统初始数据建立之前，需要对“库存商品”、“往来单位”、“内部职员”、“存货仓库”、“部门信息”、“会计科目”、“地区”等内容搭建一个基本的框架。例如：可以先建立商品的目录，而不论仓库是否有库存，此后对商品的选取可直接在建立的商品库中“选出来”，不必像手工账一样重复地抄写。

  基本信息多级分类的概念

如果您是一家零售商，您很可能将您的商品按一定的属性进行分类管理，如果您是批发商或是供货商或开有分店，您可能会将您的客户按地区或其它进行分类，“多级分类”正是基于这一现实模式而创建的。

举例：库存商品有“生产用品”、“水果”、“食品”等类，然后对“生产用品”再分类。

操作步骤是，先点击“生产用品”、“水果”、“食品”,然后选择到生产用品，点击分类，弹出的界面上，你增加具体的商品名称，建好之后，类别自动显示在左边，如果没有建立下级分类的商品，那么这个类别不会显示在左边



增加：则表示打开一张没有任何信息的商品录入窗口添加新的基本信息；

复制新增：则表示将光标所在行信息的编号、全名之类复制到基本信息录入窗口，然后进行简单修改添加；这种方式对于基本信息差异比较小的情况是非常有用的。

编辑：即对选中的基本信息进行修改；有些信息我们是不能修改的，比如已经开账后的往来单位期初应收应付；已经被过账单据使用过的库存商品的成本算法等。

删除：即对选中的基本信息进行删除。  是否允许删除参见后面的说明

分类：对不曾使用过的商品信息进行分类处理，即将不曾使用过的商品信息设置为商品类，并在其下添加新的商品信息。


右键功能

剪切：如果新增商品类别建立错误了，需要搬移到另一个类别，与粘帖功能配合使用

粘帖：在你需要的类别下，点击粘帖。举例：成都添加到浙江省里面去了，那么需要点击开浙江省找到成都，选中成都点击剪切，然后在四川省下，点击粘帖即可

上移：即将某行信息与其上一行号信息交换顺序，从而进行手动调整顺序；

下移：即将某行信息与其下一行号信息交换顺序，从而进行手动调整顺序；


分级说明

如上所述，以同样方法，库存商品、往来单位、存货仓库、内部职员依次可以进行再往下分类，最多分五级；每级分类允许99万条记录。

分类管理，将提高你的管理效率，方便查找与统计，为了你今后的管理，你一定要仔细考虑你的分类方法，不可随意处理。对于往来单位，你可以按照供销关系分供应商、经销商、客户和其它单位；对于库存商品，你可以按照商品属性分电器、食品、图书、服装之类。当然，具体怎么分类，将根据你的管理需要来处理。


基本信息的删除

基本信息的删除与修改是有一定控制的。如果某末级基本信息已经有数量金额并且已经开账，则此基本信息不能再进行分类，也不能进行删除。只有在下一年度期初才可以进行调整。

比如，已经分类的信息，类是不允许删除的，必须把类下信息全部删除后，类才能删除；已经有期初或被其它单据使用的仓库、商品、单位是不允许删除的；已经被设置为操作员的职员是不允许删除的。这些都需要我们注意。


基本信息的新增

1.操作员（除管理员外）只能对自己有全部权限的类进行添加操作（注意：单据授权和基本授权控制）
2.操作员在自己有权限的类下添加的信息，除操作员有权限外，与操作员一样有该类信息权限的操作员也自动有操作权限
3.操作员对自己有权限的信息进行分类后，该类下所有信息都有操作权限，并且，分类前也有该信息的其它操作员也同样自动拥有该类下所有信息权限


基本信息停用

如果商品已经使用，或者已经停产，不准备使用这条信息，由于已经有发生额不能删除，那么就只能停用，停用之后录单界面上不会出现次信息，在报表里面能查询此记录有关的交易明细及汇总数据报表等



其它注意事项

库存商品的基本信息中，不能有两个商品全名与编号全部相同，系统以全名和编号共同来确定一个具体的商品（具体编号和全名能不能相同，商品编码规则有关）

商品保质期：保质期是指某商品从生产日期开始后在多少天内仍然可以使用。如：使用期为三年，则在这里录入360*3=1080（天）。系统可以根据进货录入的生产日期加上保质期计算出还有多长时间商品就要过保质期

扫描枪的使用：在录入基本信息时，可以通过扫描枪来录入条码。扫描枪的使用与键盘类似，在需要录入条码的地方可以使用扫描枪录入数据。







相关阅读

新增商品资料               新增往来单位           新增仓库        新增职员          新增部门          新增片区     

 新增品牌                  新增费用科目            新增银行账户    新增收入类型      新增会计科目

返回

上一篇：第一次使用软件，如何开始

下一篇：自动编码规则设置